Bijna de helft van de Nederlandse werknemers (49 procent) gebruikt soms, vaak of altijd een privé-AI-account voor werk, en 35 procent gebruikt AI-tools zonder toestemming van de werkgever. Dat staat in het Cybersecurity Gedragsonderzoek van Alert Online dat op 1 oktober verscheen, onder zeshonderd particulieren en bijna vierhonderd werknemers. Ruim een derde van de werknemers deelt werksituaties met AI om advies te krijgen.
Wie dat leest als “medewerkers zijn onvoorzichtig”, trekt de verkeerde conclusie. Medewerkers zijn productief. Ze hebben een tool gevonden die werkt, en de organisatie heeft ze geen alternatief gegeven. Dat is geen gedragsprobleem maar een inrichtingsprobleem, en het is identity-first op te lossen.
Wat er werkelijk gebeurt met een privé-account
Een medewerker plakt een klantmail, een offerte of een stuk broncode in een persoonlijke ChatGPT-, Gemini- of Claude-omgeving. Vanaf dat moment staat die data buiten alles wat je geregeld dacht te hebben: buiten de verwerkersovereenkomst, buiten je logging, buiten Conditional Access, buiten je bewaartermijnen. Bij een datalek of een verzoek van een toezichthouder weet je niet wat er gedeeld is, want niemand heeft het gezien. En als de medewerker vertrekt, vertrekt de chatgeschiedenis mee.
Het probleem is dus niet AI. Het probleem is dat de identiteit waarmee gewerkt wordt niet van de organisatie is.
Verbieden werkt niet, en de onderzoekers zeggen dat ook
Het onderzoek beveelt werkgevers aan om vooraf geconfigureerde, afgeschermde AI-omgevingen aan te bieden en duidelijk te maken welke tools groen licht hebben. Dat is precies de goede volgorde: eerst een veilige weg bieden, dan de onveilige weg sluiten. Andersom, een verbod zonder alternatief, levert alleen meer schaduwgebruik op.
Zo richt je het in op het Microsoft-platform
1. Geef een werkomgeving die net zo goed is. Microsoft 365 Copilot (of Copilot Chat met bedrijfsgegevensbescherming) werkt binnen de tenant, met het werkaccount, onder dezelfde voorwaarden als Exchange en SharePoint: data blijft van jou, wordt niet gebruikt voor training, en valt onder je bestaande logging en bewaartermijnen. Dat is de veilige weg.
2. Ruim eerst de rechten op. Copilot toont wat iemand al mag zien, en in de meeste organisaties is dat te veel: SharePoint-sites die voor “iedereen” open staan, Teams-kanalen met oude HR-bestanden, mappen die ooit tijdelijk gedeeld zijn. Wie Copilot aanzet zonder dat op te ruimen, maakt oversharing vindbaar. Dit is de stap die vrijwel elke organisatie overslaat, en de reden dat wij hem eerst doen.
3. Bepaal welke AI-apps met een werkaccount mogen inloggen. In Entra ID kun je per toepassing bepalen of medewerkers er met hun werkaccount in mogen en of ze zelf toestemming mogen geven voor toegang tot mail en bestanden. Zet het toestemmen door gebruikers uit, keur een korte lijst goed, en laat de rest via een aanvraag lopen. Dan kan een AI-app niet ongemerkt je mailbox lezen.
4. Maak het schaduwgebruik zichtbaar. Defender for Cloud Apps laat zien welke AI-diensten vanaf beheerde apparaten worden gebruikt, hoe vaak en door wie. Niet om te straffen, maar om te weten waar het alternatief tekortschiet. Een team dat massaal naar een externe tool gaat, mist iets in de interne.
5. Bescherm de data zelf. Gevoeligheidslabels en DLP-beleid in Purview kunnen voorkomen dat een document met het label Vertrouwelijk in een browserchat wordt geplakt, ook op een beheerd apparaat. Dat is het slot op de deur die je niet dicht wilt timmeren.
En de mensen
Een beslisboom van één pagina (dit mag, dit mag met werkaccount, dit nooit) doet meer dan een beleidsdocument van twintig. Het onderzoek zegt het zelf: waarschuwen alleen werkt niet. Maak de veilige keuze de makkelijke keuze, dan hoef je niet te waarschuwen.
De vraag voor je eigen organisatie is niet of medewerkers AI gebruiken; dat doen ze. De vraag is met welke identiteit, en of jij dat ziet. Lees ook: Copilot laat zien wat iedereen al mocht zien.